GB/T 39755.2-2021 电子文件管理能力体系 第2部分：评估规范

　　ICS 03 . 120 . 20 A 14

　　中 华 人 民 共 和 国 国 家 标 准

　　GB/T 39755. 2—2021

　　电子文件管理能力体系

　　第 2 部分：评估规范

　　Electronicrecordsmanagementcapabilitysystem—

　　part2：Assessmentcriterion

　　2021-04-30 发布 2021-1 1-01 实施

　　国家市场监督管理总局国家标准化管理委员会

　　发

　　布

　　GB/T 39755 . 2—202 1

　　GB/T 39755 . 2—202 1

　　前 言

　　GB/T 39755《电子文件管理能力体系》分为以下 2 个部分：

　　— 第 1 部分：通用要求;

　　— 第 2 部分：评估规范。

　　本部分为 GB/T 39755 的第 2 部分。

　　本部分按照 GB/T 1 . 1—2009 给出的规则起草。

　　本部分由国家密码管理局提出并归口 。

　　本部分起草单位：清华大学、中国人民大学电子文件系统测试中心、北京新国信软件评测技术有限公司(国家电子政务系统质量监督检验中心)、北京数字认证股份有限公司、为者常成网络科技有限责任公司、国家信息中心软件评测中心。

　　本部分主要起草人：薛四新、杜小勇、李荔、邵淼、李存才、袁艺匀、温育忠、张静、籍淑丽、薛哲妮、张茹、刘中、徐华、刘鑫芝、李桐、杨艳、王改娇、苏文铮、张晓、田娜、杨丰华、喻玲、陈香、姚恒、郭鹏、牛乐、尚奋宇、罗家靖、李月东。

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　　引 言

　　电子文件是信息时代国家治理、经济运行、社会运转、历史传承的重要工具和载体，是国家重要的战略信息资源。 电子文件管理是新时代国家治理的一项基础性、长期性工作，是国家网络强国战略和信息化战略的重要组成部分。 党中央、国务院高度重视电子文件管理工作，2009 年，建立了国家电子文件管理部际联席会议(以下简称“联席会议”)制度，国家电子文件管理部际联席会议办公室(简称“国电联办”)设在国家密码管理局。 联席会议及其办公室以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，认真贯彻落实网络强国战略，加强标准引领和示范带动，推动电子文件管理与国家大政方针以及基层业务工作深度融合。

　　管好、存好、用好电子文件在形成、处理、交换、归档、保管、鉴定处置、检索统计、利用服务等业务过程产生的信息资产，是推进国家治理体系和治理能力现代化的迫切需要，是机构降低管理成本、提高工作效率、支持业务办理、留存业务凭证、积累数字资产、保存信息资源、提供知识服务和传承历史文化的重要举措。 党政机关、企事业单位、人民团体和其他组织应充分认识到提升自身电子文件管理能力的重要性和迫切性，最大程度地发挥电子文件在加强组织管理、促进业务工作、提高工作效率、降低社会运行成本等方面的作用。

　　本部分是我国电子文件管理标准体系的组成部分，用于引导电子文件管理能力评估工作的开展，目的在于通过评估促进机构电子文件管理能力的提升。 机构可基于本部分提出的电子文件管理能力等级模型，建立一个科学有序、不断优化和持续改进的电子文件管理过程模型，提升机构内部各类电子文件的管理水平，逐步实现科学管理和有效利用。

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　　电子文件管理能力体系

　　第 2 部分：评估规范

　　1 范围

　　GB/T 39755 的本部分规定了电子文件管理能力等级的评价模型、评估指标体系和评估方法等。

　　本部分适用于机构进行电子文件管理能力的自查自评，以及对机构的电子文件管理能力进行监督、检查和评估。

　　2 规范性引用文件

　　下列文件对于本文件的应用是必不可少的。 凡是注 日期的引用文件，仅注 日期的版本适用于本文件 。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。

　　GB/T 39755 . 1—2021 电子文件管理能力体系 第 1 部分：通用要求

　　3 术语和定义

　　下列术语和定义适用于本文件。

　　3.1

　　电子文件管理能力等级模型 capabilitylevelmodelforelectronicrecordsmanagement

　　机构管理电子文件能力的等级化模型。

　　3.2

　　电子文件管理能力评估监督管理机构 supervisionauthorityforelectronicrecordsmanagementca- pacityassessment

　　对从事电子文件管理能力评估的机构进行监督和管理的组织或部门。

　　注 ：国家、地方测评认证的主管部门或得到其许可的其他组织或机构，如行业协会、国家或其他部委授权的技术委员会等。

　　3.3

　　电子文件管理能力评估机构 assessmentauthorityforelectronicrecordsmanagementcapacity

　　从事电子文件管理能力评估，对整个评估活动的运作和评估结果负直接责任的组织或部门。

　　3.4

　　电子文件管理能力评估专家 appraisersforelectronicrecordsmanagementcapacity

　　执行电子文件管理能力评估，提供多角度专业性评价意见的专业人员。

　　3.5

　　电子文件库 electronicrecordsresourcesdatabase

　　以结构化、半结构化和非结构化方式存储电子文件内容、结构、背景和管理过程信息的数据库。

　　3.6

　　关键指标项 keyindexitem

　　基于等级达标分值判定机构 ERM 能力等级的否决项。

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　　4 缩略语

　　下列缩略语适用于本文件。

　　ER：电子文件(Electronic Records)

　　ERM：电子文件管理(Electronic Records Management)

　　ERMO：电子文件管理组织(Electronic Records Management Organization)

　　ERMS：电子文件管理系统(Electronic Records Management System)

　　5 ERM 能力等级模型

　　管理电子文件的能力划分为四个等级，分别用 L1 、L2、L3 和 L4 表示，代表了电子文件管理从低到高发展演进的不同阶段和能力水平。 最低一级为 L1,即对象描述级，最高级别为 L4,即集成服务级，L2为信息管理级，L3 为证据溯源级。

　　图 1 为 ERM 能力等级模型，反映了电子文件管理能力的阶梯性发展与演进规律，表 1 描述了四个等级的关键特征和管理目标。

　　图 1 ERM 能力等级模型

　　表 1 机构 ERM 能力等级的关键特征与管理目标

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　　表 1(续)

　　6 ERM 能力评估指标

　　6 . 1 概述

　　电子文件管理能力评估指标是评估工作开展的基础和依据，直接影响评估结果的可靠性和有效性。按照 GB/T 39755 . 1—2021,电子文件管理能力评估划分为组织运作、文件管控、信息服务和技术实现四个模块，每个模块的每项指标将围绕机构开展电子文件管理所应具备的环境基础、体制机制、制度规范、组织人员、设施资源、平台系统 6 大类能力要素进行设计，从四个模块的业务部署与工作成效提出指标框架和释义，ERM 能力评估的关键要素如图 2 所示。

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　　图 2 ERM 能力评估的关键要素

　　电子文件管理能力评估指标分为以下两类指标：

　　— 筛选性指标，用来决定评估活动是否启动的关键要素，具有一票否决性作用;

　　— 评估性指标，用来评估每个模块、每个关键业务过程的具体指标。 评估范围包含组织运作、文件管控、信息服务和技术实现四个模块。 每个模块的评估性指标中应设有关键指标项，用以判定模块等级 L1 、L2、L3 和 L4 达标的否决性指标，参见附录 B。

　　6 . 2 筛选性指标

　　筛选性指标按照标 GB/T 39755 . 1—2021 的 6 . 1 总体能力要求进行设置，主要适用于第三方评估机构开展的认证评估。 被评估对象在总体能力要求方面有任何一项不满足要求，评估活动即行终止。

　　6 . 3 评估性指标与释义

　　6 . 3 . 1 组织运作能力模块

　　6 . 3 . 1 . 1 评估性指标框架

　　组织运作能力模块的评估性指标框架见图 3 。

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　　图 3 组织运作能力评估指标框架

　　6 . 3 . 1 . 2 管理决策能力指标

　　应从 ERM领导体制建立、ERM定位确定和 ERM 工作规划制定等方面对 ERMO 领导开展 ERM工作的管理决策能力进行评估。 指标及释义见表 2,能力要求见 GB/T 39755 . 1—2021 的 6 . 2 . 1 。

　　表 2 管理决策能力评估指标及其释义

　　6 . 3 . 1 . 3 组织建设能力指标

　　应从 ERM组织架构、岗位设置、队伍建设等方面对机构开展 ERM工作的组织建设能力进行评估。指标及释义见表 3,能力要求见 GB/T 39755 . 1—2021 的 6 . 2 . 2 。

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　　表 3 组织建设能力评估指标及其释义

　　6 . 3 . 1 . 4 制度管理能力指标

　　应从制度体系构建、制度文件管控、制度实施等方面对机构开展 ERM 工作的制度管理能力进行评估 。指标及释义见表 4,能力要求见 GB/T 39755 . 1—2021 的 6 . 2 . 3 。

　　表 4 制度管理能力评估指标及其释义

　　6 . 3 . 1 . 5 运行管控能力

　　应从人员管理、过程控制、治理改进等方面对机构开展 ERM工作的运行管控能力进行评估。 指标及释义见表 5,能力要求见 GB/T 39755 . 1—2021 的 6 . 2 . 4 。

　　表 5 运行管控能力评估指标及其释义

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　　6 . 3 . 2 文件管控能力模块

　　6 . 3 . 2 . 1 评估性指标框架

　　文件管控能力模块的评估性指标框架见图 4 。

　　图 4 文件管控能力指标框架

　　6 . 3 . 2 . 2 ERM 业务架构能力指标

　　应从 ERM业务规划、ERM范围确定、ER分类设计、ER元数据设计等方面对机构的 ERM 业务架构能力进行评估。 指标及释义见表 6,能力要求见 GB/T 39755 . 1—2021 的 6 . 3 . 1 。

　　表 6 ERM 业务架构能力评估指标及其释义

　　6 . 3 . 2 . 3 ER 资源管理能力指标

　　应从 ER资源规划、ER资源组织、ER质量控制、ER数量管理等方面对机构的 ER 资源管理能力进

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　　行评估。 指标及释义见表 7,能力要求见 GB/T 39755 . 1—2021 的 6 . 3 . 2 。

　　表 7 ER 资源管理能力评估指标及其释义

　　6 . 3 . 2 . 4 ERM 业务开展能力指标

　　应从 ER 的形成与办理、捕获与登记、整理与归档、保管与维护、迁移与转换、鉴定与处置等方面对机构的 ERM业务开展能力进行评估。 指标及释义见表 8,能力要求见 GB/T 39755 . 1—2021 的 6 . 3 . 3 。

　　表 8 ERM 业务开展能力评估指标及其释义

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　　6 . 3 . 3 信息服务能力模块

　　6 . 3 . 3 . 1 评估性指标框架

　　信息服务能力模块的评估性指标框架见图 5 。

　　图 5 信息服务能力指标框架

　　6 . 3 . 3 . 2 信息服务规程能力指标

　　应从信息服务制度和信息服务程序等方面对机构的信息服务制度化和程序化能力进行评估。 指标及释义见表 9,能力要求见 GB/T 39755 . 1—2021 的 6 . 4 . 1 。

　　表 9 信息服务规程能力评估指标及其释义

　　6 . 3 . 3 . 3 信息服务用户管理能力指标

　　信息服务用户管理能力评估，应从用户信息管理、用户访问授权、用户需求获取等方面对机构的信息服务用户管理能力进行评估。 指标及释义见表 10,能力要求见 GB/T 39755 . 1—2021 的 6 . 4 . 2 。

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　　表 10 信息服务用户管理能力评估指标及其释义

　　6 . 3 . 3 . 4 信息服务业务开展能力指标

　　应从 ER访问控制、信息开发、检索服务、信息发布和数据分析等方面对机构的信息服务业务开展能力进行评估。 指标及释义见表 11,能力要求见 GB/T 39755 . 1—2021 的 6 . 4 . 3 。

　　表 1 1 信息服务业务开展能力评估指标及其释义

　　6 . 3 . 4 技术实现能力模块

　　6 . 3 . 4 . 1 评估性指标框架

　　技术实现能力模块的评估性指标框架见图 6 。

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　　图 6 技术实现能力指标框架

　　6 . 3 . 4 . 2 ERM-IT架构设计能力指标

　　ERM-IT架构设计能力评估，应从总体框架设计、应用架构设计、数据架构设计、技术架构设计、运维及治理架构设计等方面对机构的 ERM-IT架构设计能力进行评估。 指标及释义见表 12,能力要求见GB/T 39755 . 1—2021 的 6 . 5 . 1 。

　　表 12 ERM-IT架构设计能力评估指标及其释义

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　　6 . 3 . 4 . 3 ERM 系统建设能力指标

　　ERM 系统建设能力评估，应从 ERM 系统建设方案设计、ERM 应用系统建设、电子文件库建设、 ERM应用支撑平台建设、系统建设过程管理等方面对机构的 ERM 系统建设能力进行评估。 指标及释义见表 13,能力要求见 GB/T 39755 . 1—2021 的 6 . 5 . 2 。

　　表 13 ERM 系统建设方案设计能力评估指标及其释义

　　6 . 3 . 4 . 4 系统运维与治理能力指标

　　系统运维与治理能力评估，从运行维护、技术支持、治理改进等方面对机构的 ERM 系统运维与治理能力进行评估。 指标及释义见表 14,具体的能力要求见 GB/T 39755 . 1—2021 的 6 . 5 . 3 。

　　表 14 系统运维与治理能力评估指标及其释义

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　　7 ERM 能力评估实施

　　7 . 1 评估类型

　　7 . 1 . 1 机构自评估

　　机构自评估是由机构自行组织和发起的内部评估活动，其 目 的在于发现机构内部 ERM 工作中的缺陷、风险和隐患，提出升级和改进的措施和方法，促进电子文件管理能力的提高和 目标的实现。 具体应符合以下相关要求：

　　a) 机构开展电子文件自评估可选择合适的方式进行，评估结果作为电子文件持续改进的参考依据 。评估组织宜由机构 ERMO 牵头成立内部评估工作组，按照本部分规定的评估内容和方法，开展自我评价或交叉评估活动，必要时可聘请外部评估专家共同参与自评估工作;

　　b ) 自评估结果宜作为检查评估和认可评估的基础工作和机构进行 ERM 业务治理、持续改进和人员教育培训的参考依据。

　　7 . 1 . 2 督导评估

　　电子文件管理的上级或行业主管部门为规范管理行为和提升管理能力，按照国家有关法规政策和标准规范，对电子文件管理组织的能力进行定期、不定期的监督、检查。 具体应符合以下相关要求：

　　a) 评估活动的开展宜成立一个评估小组，成员宜由上级主管或行业主管部门的相关人员组成;

　　b ) 评估小组按照本部分的规定，审查被评机构的相关材料、自评报告，召开会议、进行现场评估、出具整改问题报告和评审结果。 必要时可以聘请外部相关领域的评估专家，共同组成评估工作组对机构的电子文件管理能力进行评估，属于第二方评估，评估内容可以是覆盖本部分的全部范围也可以针对较为薄弱的环节进行评估;

　　c) 上级主管部门或行业主管机构宜委托第三方独立的具有专业测评资质的评估机构进行检查评估。

　　7 . 1 . 3 认证评估

　　认证评估是由第三方评估机构，按照国家有关法规政策和标准规范，对机构 ERM 能力进行评估的一项能力认可的评估活动。 具体应符合以下基本原则：

　　a) 机构在考虑认证评估时，宜根据自身需要，选择是否申请进行 ERM 能力的认证评估;

　　b ) 开展认证评估的第三方评估机构，应具有国家主管部门颁发的评估资质;

　　c) 经过评估审定，评估机构将评估报告、被评机构的 自评报告及其他相关材料，提交给认证授权部门，被评机构可以依此获得电子文件管理能力资质认证证书，向社会公告。

　　7 . 2 评估方法

　　机构开展 ERM 能力评估，宜采用定量和定性相结合的方法进行等级评估。 定量方法宜通过设定最大分值法，按照机构 ERM发展状况进行权重和分值的合理设置，依次计算电子文件管理的各项指标、各个模块和总项的实际得分，并最终判定机构 ERM 的能力等级，参见附录 A。

　　7 . 3 评估组织

　　7 . 3 . 1 评估相关主体的关系

　　ERM 能力评估参与者通常包括 ERMO、ERM 主管部门或行业管理者、第三方评估机构和国家授

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　　权的监管机构。 宜基于本部分相关要求，各参与方在进行督导评估和认证评估过程中建立相互协作的工作关系，参见图 7 。

　　图 7 电子文件管理能力评估相关主体间的关系图

　　7 . 3 . 2 ERMO

　　ERMO 是机构 ERM 能力评估的责任者主体，是被评估的对象，其主要职责包括但不限于：

　　a) 为机构开展电子文件管理能力评估活动提供必要的场所、经费、资料、人员以及其他相关资源，对提交的信息真实性负责;

　　b ) 支持评估小组现场检查、召开会议及访谈，不得弄虚作假、干扰评估专家意见和影响评估结论;

　　c) 应掌握本部分规范要求，通过持续性评估不断识别面临的风险，以评促建，提升自身电子文件管理能力。

　　7 . 3 . 3 ERM 主管部门

　　ERM 主管部门应及时了解国家电子文件管理的政策制度、标准规范和行业发展态势，熟悉并掌握电子文件管理能力体系相关标准规范，具备指导、检查、督促、宣传和贯彻 ERM 能力评估的能力，积极推动行业或地区电子文件管理能力评估工作的实施。

　　7 . 3 . 4 评估机构

　　评估机构是经过资质认定或能力认可的认证机构，具备开展电子文件管理能力评估的能力。 评估机构的职责和要求应包括但不限于：

　　a) 按照电子文件管理能力体系相关标准开展评估认证工作;

　　b ) 为受理评估对象提供公开透明的客户服务窗口和申请评估通道;

　　c) 建立管理制度，规范评估过程，确保评估结论客观、公正、科学;

　　d) 真实、完整和系统性地保存评估过程的各项记录和文件，确保评估信息可追溯;

　　e) 分析和统计评估过程中遇到的典型问题，为国家电子文件管理主管部门或评估监督管理机构提供辅助决策信息，以调整评估，维护和改进评估标准体系;

　　f) 建立客户评级信息资源库;

　　g) 严格管理好本机构人员、聘用的评估专家。 不得泄露评估小组人员名单，不得接受贿赂，违背或歪曲客观事实出具评估意见;

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　　h) 从评估专家数据库中按照评估要求随机抽取专家，形成的评估小组要注意人员年龄、知识、经验的合理搭配，掌握好回避原则;

　　i ) 负责评估活动的质量控制(可信性、规范性、关键环节控制、人员管理、服务精神);

　　j) 建立评估过程信息管理数据库，对评估实施过程中形成的文件进行存档保存，以备审计和检查;

　　k) 保护客户秘密，保护被评估和评估者的利益;

　　l ) 保守国家秘密，维护国家安全和利益;

　　m ) 建立投诉反馈与有效处理的机制和渠道，保障客户权益。

　　7 . 3 . 5 评估监督管理机构

　　评估监督管理机构应按照国家相关规定对评估机构进行资质认定和能力认可，履行监督管理职能。

　　7 . 4 评估实施

　　7 . 4 . 1 评估流程

　　电子文件管理能力评估的基本流程见图 8,主要包括评估申请、评估准备、评估工作的开展、评估结果的等级判定、报告编制和评估后相关事项处理等关键环节。

　　图 8 ERM 能力评估的流程

　　7 . 4 . 2 评估申请

　　评估申请主要针对委托第三方评估机构评估的情况。 委托者需要根据评估指南准备申请材料，向评估机构提出评估申请。 评估机构接到委托者提交的评估申请后，根据委托者的评估目的，双方进行前期沟通，审核评估申请表、自评报告、相关评估支撑材料，通过对委托者的审查后，双方签订评估合同或协议，评估机构收取相应费用。

　　自评估可以视为机构的最高领导者或本机构 ERMO 发起的评估申请，主要作为机构内部沟通、协调，评判评估基础，决定机构是否具备开展认证评估的条件。

　　检查评估可以视为上级主管或行业主管部门向机构提出的一种评估要求，一般以发文的形式确认，要求被评机构按照规定接受评估。

　　7 . 4 . 3 评估准备

　　自评估，通常由 ERMO授权，建立由管理层、相关业务骨干、IT 技术人员、评估专家等组成的评估小组。 ERMO 需要学习、掌握电子文件管理能力评估实施的相关知识、方法、流程和规定，阅读评估指南和评估细则，需要明确各部门职责，进行人员培训，营造评估氛围，同时制定评估方案、评估计划、评估信息采集表、评估结论的处理原则，以发文的方式通知到每一个部门和每一位员工。

　　检查评估，通常是上级主管或行业管理者作为评估组织，形成评估小组。 由评估小组制定检查方案、准备评估文件，协调进场检查评估的相关事宜，以发文方式通知到每一个被评机构。

　　认证评估，评估机构需要与委托方就评估的目标、边界、重点和责任达成共识。 由评估机构准备评估方案、评估计划、评估细则，组建评估小组，协调与被评机构(部门)的关系，明确评估人员工作纪律、特

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　　殊情况处理原则，收集委托方信息和相关资料，初步建立客户评级信息资源库。

　　7 . 4 . 4 评估开展

　　采用现场会议评估方式。 其表现形式主要通过评估专家对被评机构实地考察、现场提问质询、核实、专家集中讨论、交互评估信息等方式形成评估判断结论。

　　被评机构要临时组建评估管理与实施团队，按计划进度、保证评估小组开展的部门座谈、小组专题访谈、个别访谈、调阅档案或文件等活动正常进行。

　　评估小组由评估专家组成，按照评估方案和计划，分别对被评机构在电子文件管理的组织运作、文件管控、信息服务、技术实现四个能力模块进行评估，评估指标评分标准参见附录 B。

　　现场会议前需要给评估专家提供被评机构的相关材料和评估信息打分表，提出评估要求。

　　评估会议在被评机构现场进行。 会议程序应包括但不限于：

　　a) 被评机构自我介绍;

　　b ) 评估专家审阅程序文件和过程记录等相关材料;

　　c) 评估专家实地考察、质询、核实;

　　d) 评估专家讨论;

　　e) 评估专家独立打分，完成评估信息采集;

　　f) 评估专家拟定各自的评价意见;

　　g) 评估小组综合分析;

　　h) 综合评估，初步确定被评机构的能力等级和整改建议。

　　7 . 4 . 5 等级评判

　　评估小组宜由多位奇数量的评估专家组成，每位专家通过现场方式进行评估，填写表 C. 1,并以此为基础进行能力等级的评判，评估程序主要包括：

　　a) 汇总与核对评估专家信息采集表数据。 按四个模块分别进行，将评估专家的打分表汇总，检查最低层各指标的实际得分(xij)是否满足打分的标准要求，分值是否清晰可辨。 有问题则需要征询对应的评估专家意见，保证数据的准确性;

　　b ) 计算指标级的实得分值。 按照公式(A. 1),将全部评估专家对最低层指标的打分进行加权平均，计算得出其上一级指标的实际得分;

　　c) 计算子准则层、准则层、模块级的实际得分，判定模块级能力等级。 将指标级的实得分按照公式(A. 2)进行三次逐级线性累加，获得各模块的实得分值 R(U1)、R(U2)、R(U3) 和 R(U4) ,按照表 A. 12 和表 A. 13 评定各个模块的能力等级;

　　d) 计算总目标层的实得分值 R(U),判定目标级能力等级。 将模块级的实得分按照公式(A. 3) 进行加权平均，获得总目标层的实得分 R(U),按照表 A. 15 综合评级评定组织管理电子文件的能力等级。

　　7 . 4 . 6 评估报告

　　评估小组根据现场会议评估的结果，完成评估报告的撰写，拟定被评机构的电子文件管理能力等级、整改建议。

　　评估报告内容主要包括但不限于：

　　a) 评估目的;

　　b ) 被评机构概况;

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　　c) 评估方案;

　　d) 评估计划;

　　e) 评估信息采集;

　　f) 评估信息综合分析;

　　g) 存在问题描述;

　　h) 评估结论;

　　i ) 综合评级;

　　j) 整改建议。

　　评估小组形成的评估报告，应经评估机构的相关责任人进行技术审查和质量把关，签字、盖章、生效后提交给被评机构。

　　评估开展活动中存在的非主观因素导致的局限性、欠缺性，应以附注的方式说明。

　　认证评估报告格式见 C. 2 , 自评估和检查评估可参照使用。

　　7 . 4 . 7 评估后处理

　　评估活动结束后，需要进行的后处理类型包括：

　　a) 自评估后处理：评估组织要提出具体整改措施、整改期限和整改目标，追踪最后的整改结果，将其形成正式文件并归档保存;

　　b ) 第二方督导评估后处理：主管部门或行业管理者形成的评估组织，负责将最终评估报告提交给被评机构，责成整改，督促实施，并限时检查整改成效，将相关文件和被评机构提交的整改实施报告整理归档。 被评机构接到评估报告后，按照自评估后处理方法实施整改，并将整改情况上报给主管部门或行业管理者，将相关文件整理归档;

　　c) 第三方认证评估后处理：提交最终评估报告和认证证书给被评机构，检查合同或协议的履约情况，费用支付情况，判定是否可以结束评估活动。 另外，评估机构还需要按照文件管理要求，做好归档、建库、保密等工作。

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　　附 录 A

　　(资料性附录)

　　定量评估方法

　　A.1 评估权重

　　A.1 . 1 评估专家信用权重

　　评估专家信用权重系数 A专家ij在 0 至 1 间动态取值，与专家 j 对第i个模块(其中 i 的取值为 1 , 2 , 3,4)的熟悉程度成正比。 评估专家信用权重系数的选取见表 A. 1 。

　　表 A.1 评估专家信用权重系数对应表

　　A.1 . 2 模块级权重设置

　　针对电子文件管理能力等级的总体目标，四个模块权重见表 A. 2 。

　　表 A.2 能力模块参考权重表

　　A.1 . 3 指标级权重

　　A.1 . 3 . 1 组织运作指标权重，针对组织运作能力总目标，其对应不同准则层指标权重见表 A. 3 。表 A.3 组织运作能力模块不同准则层指标参考权重表

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　　表 A.3(续)

　　A.1 . 3 . 2 文件管控指标权重，针对文件管控能力的总目标，其对应不同准则层指标权重见表 A. 4 。表 A.4 文件管控能力模块不同准则层指标参考权重表

　　A.1 . 3 . 3 信息服务指标权重，针对信息服务能力的总目标，其对应不同准则层指标权重见表 A. 5 。表 A.5 信息服务能力模块不同准则层指标参考权重表

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　　表 A.5(续)

　　A.1 . 3 . 4 技术实现指标权重，针对技术实现能力的总目标，其对应不同准则层指标权重见表 A. 6 。表 A.6 技术实现能力不同准则层指标参考权重表

　　A.2 评估分值

　　A.2 . 1 模块分值设置

　　ERM能力评估的标度设计采用量化的总分制，四个模块总分值合计最大为 1 000 分 。按照 A. 1 . 2 ,计算出各模块对应的最大分值如表 A. 7 所示。

　　表 A.7 模块分值表(基准)

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　　表 A.7(续)

　　A.2 . 2 指标分值设置

　　各模块下的准则层、子准则层的最大分值按照各模块内相对应的指标权重进行最大分值的计算，见表 A. 8~表 A. 11 各模块的评估性指标分值表。

　　表 A.8 组织运作能力指标分值表

　　表 A.9 文件控制能力指标分值表(基准)

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　　表 A.9(续)

　　表 A.10 信息服务能力分值表(基准)

　　表 A.1 1 技术实现能力指标分值表(基准)

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　　表 A.1 1(续)

　　A.3 结果计算

　　A.3 . 1 评估模型

　　考虑评估专家信用权重系数，对多个评估专家当前层次指标评价信息线性加权后，可获得各项指标对应的最终评分，见公式(A. 1) 。

　　m m

　　RAij …………………………

　　式中：

　　i —指标个数的变量;

　　j —评估专家个数的变量;

　　m —评估专家最大个数，m 取值应为奇数，如 3、5 或 7 ;

　　Aij —代表评估专家 j 对第i个指标的权重;

　　xij —评估专家 j 对指标i 的打分值;

　　R(xi)—针对第 i个指标综合评估的实际得分值。

　　评估结果是将每个底层指标分别评估的打分值与专家信用权重相乘，再除以专家信用权重和，同时对上一级指标求和，可得到上一级指标的评价值，重复操作，直至达到顶层指标，即获得每个模块在准则层每项指标的综合评估结果，用 R(Uij)来表示模块 i在准则层第j 个指标的综合得分。

　　注：A. 2 评估分值的设置已经考虑了指标的权重，因此公式(A. 1)中只考虑了专家信用权重。

　　A.3 . 2 模块级分项分值计算

　　按照公式(A. 1)评估模型公式，对每个模块从低到高，逐层计算各指标对应的评估结果，即可获得四个模块分别的综合评分，见公式(A. 2) 。

　　m

　　R …………………………( A.2 )

　　式中：

　　i —模块数的变量，取值范围 1~4;

　　m —第 i个模块对应准则层指标的最大个数，不同模块在准则层的指标个数不同;

　　R(Uij)—第 i个模块准则层第j 个指标的综合得分值;

　　R(Ui)—对模块 i 的综合评估结果。

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　　示例：组织运作能力模块，i=1,m=5,则

　　R(U1) = R(U11) + R(U12) + R(U13) + R(U14) + R(U15)

　　A.3 . 3 目标级总项分值计算

　　将 A. 3 . 2 中所获得的四个模块分项综合评分，继续采用线性加权计算，可获得电子文件管理能力总目标层的最终评估结果。 计算方法见公式(A. 3) 。

　　4

　　R …………………………( A.3 )

　　式中：

　　i —表示模块数，取值范围 1~4;

　　j —表示最终评级的级别数，取值范围 1~4,对应 L1 、L2、L3、L4 四级;

　　P(Xji)—最终评级为第 j 级，模块为 i 时对应的贡献率，见表 A. 14 ;

　　R(j) —对应电子文件管理能力最终评级为 j 的综合评估结果。

　　示例：如果 j=2,表示最终评级为 L2 级，对应的综合评价结果为：

　　R(2) = P(X21) · R(U1) + P(X22) · R(U2) + P(X23) · R(U3) + P(X24) · R(U4)

　　A.4 判定准则

　　A.4 . 1 概述

　　本部分采用定量方法对电子文件管理能力综合评级。 通过量化计算，可获得各模块的综合评估结果 R(U1)、R(U2)、R(U3)、R(U4)和总目标层评分 R(U) 。但由于线性加权法会因为分值综合加权，平衡掉一些重要信息，影响最终级别判定。 因此最终评级还需要考虑关键项的情况。

　　A.4 . 2 模块等级判定准则

　　电子文件管理能力等级划分 L1 、L2、L3、L4 四个级别，各个级别判定标准见表 A. 12,每个模块获得每个等级的判定条件应同时满足模块总分、关键指标项两项要求，任何一项要求不符合均不能判定为相应的等级。

　　表 A.12 模块等级判定准则(参考)

　　按照各模块分值权重和表 A. 12 的判定准则，可确定四个模块实际得分的等级范围，见表 A. 13 。

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　　表 A.13 各模块等级判定标准(参考)

　　A.4 . 3 目标级综合判定标准

　　组织管理电子文件的能力等级综合评级是在四个模块的能力等级的基础上，按照公式(A. 3) 进 一步进行综合评价而得出的结果，分为 L1 、L2、L3、L4 四个等级。 表 A. 14 为四个模块对目标等级评级的贡献率，它反映了各模块分值对目标等级评级中不同等级的影响因子，或者说目标等级评定对各模块能力等级的依赖程度。

　　表 A.14 各模块对目标等级的贡献率 P(xji)参考取值

　　按照公式(A. 1)和公式(A. 2),可以计算得到电子文件管理能力等级综合得分值 R(U),按照综合得分值和关键指标项的达标等级判定组织管理电子文件的最终目标等级，能力级别的判定标准见表 A. 15的示例标准。 在综合得分值满足目标等级规定的分值范围内，若各模块等级组合中出现了低于该级别的情况，则低级别模块的关键指标的分值应达到的目标评定级的分值要求。

　　注：若目标等级评级为 L2,总得分为 850 分，U1 、U2、U3、U4 模块的等级评级分别为 L1、L2、L3、L4,则对应模块 U3的各项关键指标项的分值应达到 L2 级规定该项最大分值的 80%以上。

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　　表 A.15 电子文件管理能力评级的标准(以总分为 1 000 分为例)

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　　附 录 B

　　(资料性附录)评 分 标 准

　　表 B. 1~表 B. 4 中给出了用于评价组织电子文件管理能力的各项综合指标和参考评分标准，表中对部分评价指标赋予了关键项属性，分别对应于 L4、L3、L2、L1 四个等级。 表 B. 1~表 B. 4 中的关键项是各等级应重点考察的评估指标项，其实际得分值将直接影响模块级和目标级的评级结果。

　　表 B.1 组织运作能力域参考评分表

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　　表 B.1(续)

　　表 B.2 文件管控能力域参考评分表

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　　表 B.2(续)

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　　表 B.2(续)

　　表 B.3 信息服务能力域参考评分表

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　　表 B.3(续)

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　　表 B.3(续)

　　表 B.4 技术实现能力域参考评分表

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　　表 B.4(续)

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　　表 B.4(续)

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　　表 B.4(续)

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　　附 录 C

　　(规范性附录)评估报告格式

　　C.1 评估信息采集

　　评估信息的采集宜采用现场考察、小组专题座谈、个别访谈、调查问卷、网上或线下收集整理现有信息等方式进行，评估专家依据被评机构的客观情况、自身专业能力和经验，判断打分，完成评估信息的采集工作。 按照表 C. 1 的方式给出实际得分。

　　表 C.1 模块评估信息采集表模板(以模块 U1 为例)

　　表 C. 1 中各模块的评分标准，参见附录 B。

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　　C.2 评估报告格式

　　机构开展电子文件系统测评活动，形成的评估报告应具有一定的规范和格式，评估报告事宜参照表 C. 2 进行编制。

　　表 C.2 电子文件管理能力评估报告

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　　参 考 文 献

　　[1] GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范

　　[2] GB/T 22239 信息安全技术 网络安全等级保护基本要求

　　[3] GB/T 22240 信息安全技术 网络安全等级保护定级指南

　　[4] GB/T 25070 信息安全技术 网络安全等级保护安全设计技术要求

　　[5] GB/T 26162 . 1 信息与文献 文件管理 第 1 部分：通则

　　[6] GB/T 26163 . 1 信息与文献 文件管理过程 文件元数据 第 1 部分：原则

　　[7] GB/T 28827 . 1 信息技术服务 运行维护 第 1 部分：通用要求

　　[8] GB/T 28827 . 2 信息技术服务 运行维护 第 2 部分：交付规范

　　[9] GB/T 28827 . 3 信息技术服务 运行维护 第 3 部分：应急响应规范

　　[10] GB/T 29194 电子文件管理系统通用功能要求

　　[11] GB/T 31021 . 2 电子文件系统测试规范 第 2 部分：归档管理系统功能符合性测试细则

　　[12] GB/T 33190 电子文件存储与交换格式 版式文档

　　[13] GB/T 34960 . 1 信息技术服务 治理 第 1 部分：通用要求

　　[14] DA/T 46—2009 文书类电子文件元数据方案

　　[15] DA/T 47—2009 版式电子文件长期保存格式需求

　　[16] DA/T 48—2009 基于 XML 的电子文件封装规范

　　[17] 信息安全等级保护管理办法(公通字[2007]43 号)

　　[18] 科技评估规范[M] . 北京：中国物价出版社，2001 . 5

　　[19] ISO 23081.2 Information and documentation—Managing metadata for records—Part 2 : Conceptual and implementation issues