GB/T 15418-2009 档案分类标引规则

　　ICS 0 1 . 140 . 20 A 14

　　中 华 人 民 共 和 国 国 家 标 准

　　GB/T 15418—2009代替 GB/T 15418—1994

　　档案分类标引规则

　　Guidelinesforthearchivesclassification indexing

　　2009-09-30 发布 2010-02-01 实施

　　中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局中 国 国 家 标 准 化 管 理 委 员 会

　　

　　发

　　

　　布

　　GB/T 15418—2009

　　目 次

　　前言 Ⅲ

　　1 范围 1

　　2 术语和定义 1

　　3 基本规则 1

　　4 各种类型档案分类标引规则 1

　　5 各种主题档案分类标引规则 2

　　6 档案分类标引工作程序 2

　　7 档案分类标引质量管理 3

　　Ⅰ

　　GB/T 15418—2009

　　前 言

　　本标准代替 GB/T 15418—1994 。

　　本标准与 GB/T 15418—1994 相比主要变化如下：

　　— 对标准的适用范围进行了重新界定;

　　— 对术语进行了增删;

　　— 增加了 目次和前言 。

　　本标准由全国信息与文献标准化技术委员会提出并归 口 。本标准起草单位：国家档案局 。

　　本标准主要起草人：王光越 、宋扬 、丁德胜 。

　　本标准所代替标准的历次版本发布情况为：

　　—GB/T 15418—1994 。

　　Ⅲ

　　GB/T 15418—2009

　　档案分类标引规则

　　1 范围

　　本标准规定了档案分类标引的基本原则 、不同类型和主题的档案分类标引规则，以及档案分类标引工作程序和质量管理 。

　　本标准适用于各级各类档案馆(室)使用《中国档案分类法》对所藏各种类型的档案进行分类标引;适用于编制档案分类目录 、索引以及建立档案目录中心和数据库的档案分类标引工作 。

　　2 术语和定义

　　下列术语和定义适用于本标准 。

　　2 . 1

　　标引 indexing

　　对档案内容进行主题分析，赋予检索标识的过程 。

　　2 . 2

　　分类标引 classified indexing

　　对档案内容进行主题分析，赋予分类号标识的过程 。

　　3 基本规则

　　3 . 1 档案分类标引以国家机构 、社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础，结合档案记述和反映的事物属性关系，并兼顾档案的其他特征 。分类标引时，应对档案文件进行周密的主题分析，把握所论述的对象，准确地给予分类标识 。

　　3 . 2 档案分类标引应依据《中国档案分类法》及其使用指南 。

　　3 . 3 档案分类标引时，要正确地理解类目涵义和范围，避免脱离类 目之间的联系和类 目注释的限定片面地理解类目涵义 。

　　3 . 4 档案分类标引应充分考虑实际的检索需求和检索方式，根据档案的具体内容和用途，选定适当的标引深度 。凡一份文件或案卷涉及两个或两个以上主题者，除按第一主题或最重要的主题标出确切的分类号外，必要时可对其他主题附加相应的分类号 。

　　3 . 5 档案分类标引必须按专指性的要求，分入恰当的类目，切不可分入较宽的上位类或较窄的下位类 。当分类表中无恰当的类目时，可分入范围较大的类目(上位类)或与档案内容密切相关的类目 。

　　3 . 6 档案分类标引应保持一致性 。各种文本 、载体类型的同一主题档案所标引的分类号均应一致 。遇有某些难以分类和分类表上无恰当类目可归的档案，无论归入上位类或归入与其密切相关的类目，以及增设类目，都应作出记录，以后遇有类似情况，均按此处理 。

　　4 各种类型档案分类标引规则

　　4 . 1 档案分类表的选用

　　4 . 1 . 1 清代档案使用《清代档案分类表》进行分类标引 。清代以前各历史时期档案的分类标引使用该表的一级类目 。

　　4 . 1 . 2 民国档案使用《民国档案分类表》进行分类标引 。

　　4 . 1 . 3 革命历史档案使用《新民主主义革命档案分类表》进行分类标引 。

　　4 . 1 . 4 中华人民共和国成立以后的档案使用《中国档案分类法》进行分类标引 。

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　　4 . 1 . 4 . 1 国家档案馆 、党政机关档案室所藏的中华人民共和国成立之后的档案使用《中国档案分类法》进行分类标引 。

　　4 . 1 . 4 . 2 其他各类档案馆(室)，在使用《中国档案分类法》进行分类标引时，本专业的档案可使用行业分类表进行分类标引 。

　　4 . 2 档案分类标引级次

　　一般以文件级 、案卷级为单元进行分类标引 。若遇档案内容联系紧密或记述同一事物的几份文件或几个案卷情况，也可以作为一个单元进行分类标引 。

　　5 各种主题档案分类标引规则

　　5 . 1 主题的类型

　　主题的类型依据档案内容可分为单主题和多主题两种 。单主题包括单元主题和复合主题(多元主题)，多主题则由几个单主题组成 。

　　5 . 2 单主题档案的分类标引

　　5 . 2 . 1 单主题文件或案卷，一般依主题主体因素所属的类目标引;若是从一个方面对主题进行论述，就依这方面所属类目标引;若是从多方面对主题论述，一般只依主题所属类目作整体标引 。

　　5 . 2 . 2 文件或案卷论述的主题内容互相交叉时应依据《中国档案分类法》关于集中与分散的有关规定进行标引 。

　　5 . 2 . 3 文件或案卷论述的主题涉及国家 、地区 、民族 、时代等因素时，若《中国档案分类法》中注明需要复分则应标出复分号，否则可以省略 。

　　5 . 3 多主题档案的标引

　　5 . 3 . 1 文件 、案卷论述的是两个以上的主题，标引时应充分考虑利用者的检索需要 、参考价值大小以及各主题间的逻辑关系，加以综合分析，再确定给予一个或几个分类号 。

　　5 . 3 . 2 文件 、案卷论述的几个主题之间是并列关系，参考价值大，除对第一主题按其属性给予分类号外，第二 、第三主题也应按其属性给予分类号，以便充分揭示主题，为利用者提供更多的检索途径 。

　　5 . 3 . 3 文件 、案卷论述的几个主题之间是从属关系，即上下位关系或整体与部分关系，一般依它们的上位类目作整体标引 。若较小主题具有检索价值，也可依小主题的所属类目作互见标引 。

　　5 . 3 . 4 文件 、案卷论述的几个主题之间是因果或影响关系，一般依结果或受影响的主题所属类目标引 。对于互为因果的，互相影响的主题做全面标引 。

　　5 . 3 . 5 文件 、案卷论述的几个主题之间，一个主题应用于多个主题，一般依被应用主题所属类 目标引 。必要时可以对其他主题附加相应的分类号 。

　　6 档案分类标引工作程序

　　6 . 1 研读分类法

　　标引人员在标引工作开始时，应系统研读《中国档案分类法》的编制说明 、主表 、附表，了解该法的编制 目 的 、适用范围 、分类原则 、体系结构 、标识符号 、类 目注释，辨清上位类 、同位类 、下位类 、理论与应用等关系，深入透彻地掌握其使用方法 。

　　6 . 2 档案主题分析

　　应充分考虑立档单位的性质 、职能和任务，通过分析题名 、浏览正文 、参考文件版头和案卷封面，从而了解档案的中心内容和涉及的主要问题，判明其属性特征，以便正确归类 。

　　6 . 2 . 1 分析题名

　　文件和案卷的题名，是责任者或立卷人对档案内容的概括，在题名准确反映档案的中心内容的情况下，分析题名能直观地把握档案的主题 。但有些文件 、案卷的题名，由于拟写上的缺陷，不能准确地 、直接地揭示主题内容，所以不能作为分类标引的唯一依据，还应浏览正文 。

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　　6 . 2 . 2 浏览正文

　　通过分析题名不能确定档案的确切内容和类别时，应浏览文件 、案卷的正文 。重点阅读文头 、文尾 、段落题名，了解作者的撰写目的和意图，从而确定档案内容论述或涉及的主题 。

　　6 . 2 . 3 查阅文件版头和案卷封面

　　党 、政机关行文都有固定的文件版头，标明发文机关的全称或通用简称，发文字号，文尾有发文机关 、抄送机关 、成文日期 、盖印与签署 。此外，附加标记有密级 、缓急时限 、阅读范围等 。案卷封面上有机关全称和组织机构名称 、案卷题名 、年度 日期 、保管期限 、档号以及卷内 目 录 、卷末备考表等 。 它对于了解文件 、案卷的主题 、起草目的 、利用范围 、使用价值等，都能提供一定的参考 。

　　6 . 3 判定类别

　　进行主题分析后，须确定对文件 、案卷所论述的事物中，哪些主题应予以标引，能为利用者提供检索途径 。然后根据主题性质，到《中国档案分类法》中查找其所属的类目 。

　　6 . 4 标引分类号

　　用《中国档案分类法》中的类号来表达档案主题性质的标引，即将判定的类别赋予分类标识 。 给予分类号，应根据文件 、案卷内容的属性 、主题多寡 、起草意图 、利用对象 、检索需求等特点，采用恰当的方式和方法，准确 、一致 、适度地标引出来 。遇有难以分类的新事物 、新主题的档案材料，分类表上无确切类目可归时，各档案馆 、室可增设新类目予以分类标引，同时上报《中国档案分类法》编委会确认 。今后若遇到同类主题的文件 、案卷亦照此办理，确保一致性 。

　　6 . 5 审校

　　审校是分类标引的最后一道工序，是确保标引质量的最后关 口 。 审校内容包括检查验证档案的内容是否得到全面的分析，主题概念是否准确 、恰当，辨类是否准确，同类档案是否归类一致，标引的类号是否充分 、完整 、准确，书写是否正确无误 。审校程序分为 自校 、互校和总校 。

　　6 . 5 . 1 自校

　　标引审校的第一环节 。标引人员通过对自己标引结果的校对，遇有主题分析不准，前后不一致，应及时予以纠正 。

　　6 . 5 . 2 互校

　　标引审校的第二环节 。标引人员通过对标引结果的校对，纠正因个人理解不同引起的错误，保持彼此之间标引的一致性 。

　　6 . 5 . 3 总校

　　标引审校的最重要环节 。在自校 、互校后，必须选派熟悉业务 、通晓 目 录工作的人员担任总校 。通过总校进一步消除档案主题分析与标引过程中的误差，保证标引工作的整体优化 。 同时可以对标引工作中所遇问题进行综合分析，统筹考虑合理的解决方案 。

　　7 档案分类标引质量管理

　　7 . 1 衡量标引工作质量的因素

　　主要指标引的客观性 、专指性 、全面性 、一致性与适当的标引深度 。影响标引工作质量的因素是：标引工作的组织管理 、标引人员的业务水平和《中国档案分类法》本身的质量 。

　　7 . 2 制定分类标引的规章制度

　　各单位可制定标引工作细则 。它是在档案分类标引规则的基础上，结合本馆 、室的档案实际和利用者检索习惯而制定的工作条例 。具体内容包括：分类标引的程序和具体组织规程;《中国档案分类法》简表 、行业表 、复分表的使用范围和使用方法，集中归类与分散归类 、交替类目的采用 、标引的深度，以及标引责任制等等 。

　　7 . 3 分类标引人员的素质和要求

　　标引人员应具备所标引档案的专业知识和档案学知识;熟悉本馆 、室的档案分类方法，并能用来标

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　　引档案材料;具有阅读 、分析 、概括 、提炼档案主题和准确归类的能力 。标引人员宜实行专业分工，并保

　　持相对稳定 。

　　7 . 4 建立标引人员与利用者的联系

　　标引人员应多与利用者接触，听取利用者对分类标引工作的要求 、批评和建议，并通过对利用者提问和检索结果的分析不断改进工作 。

　　7 . 5 加强《中国档案分类法》的管理

　　各档案馆 、室在使用《中国档案分类法》过程中遇到的各种问题和处理方法要作记录，并填定 “修改意见登记表 ”，报送主管部门，以便对《中国档案分类法》定期增补和修改，使之日臻完善 。

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